POLITICA CU PRIVIRE LA PROTECTIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

1. Definiții
În cadrul prezentei convenții ( precum și în anexele și a altor documente conexe), termenii menționați vor avea sensurile specificate mai jos:

a) ”Contract” – contractul de reparație încheiat între Părți și anexele la acesta;
b) ”Date cu caracter personal ale Beneficiarului/ reprezentantului legal/ reprezentantului convențional” – toate datele cu caracter personal, indiferent de forma sau mediul lor, care sunt: i) furnizate fie de Beneficiar, fie de reprezentantul legal sau convențional al Beneficiarului ii) furnizate, provenite, aduse la cunoștință ăn scris sau verbal de către asigurătorul autovehicului supus reparației sau un alt asigurător direct implicat sau de către instituțiile/autoritățile/entitățile publice (secții de poliție, parchete de pe lângă instanțe, instanțe etc.);
c) ”Servicii” – serviciile furnizate de către Prestator în conformitate cu obiectul Contractului;
d) ”Autoritate de supraveghere” – înseamnă o autoritate publică independentă instituită de un stat membru având competența de supraveghere a protecției datelor cu caracter personal din UE în a cărei jurisdicție își are sediul și efectuează prelucrarea datelor cu caracter personal Prestatorul, în calitate de operator, sau persoana împuternicită de către Prestator;
e) ”Prelucrare” – înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar: colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;
f) ”Operator” – persoana juridică, cum este în situația de față Prestatorul sau fizică care, singură sau împreună cu altele stabilește scopurile și mijloacele de prelucrarea datelor cu caracter personal;
g) ”Persoană împuternicită de operator” – înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau un alt organism care prelucrează datele cu caracter personal, în numele operatorului;
h) „Consimțământ” al persoanei vizate – înseamnă orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate;
i) „Încălcarea securității datelor cu caracter personal” – înseamnă o încălcare a securității care duce, în mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea, sau divulgarea neautorizată a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod, sau la accesul neautorizat la acestea;
j) ”Consimțământ” al persoanei vizate ( Beneficiarului ) înseamnă orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate

2. Prevederi cu caracter general
Operatorul se obligă să respecte dispozițiile prezentei politici, precum și prevederile menționate în Regulament și a normelor prevăzute în dreptul intern în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal, securitatea și confidențialitatea acestora.

3. Obiectul, durata, natura, scopul, tipul de date cu caracter personal

Obiectul prelucrării

Evaluarea și efectuarea de reparații auto sau/și de înlocuire a componentelor/pieselor necesare în temeiul raporturilor juridice care se stabilesc între Părți în temeiul Contractului
Durata prelucrării Prelucrarea datelor cu caracter personal se va efectua pe durata contractuală, respectiv până la îndeplinirea obligațiilor principale din Contract și anume efectuarea reparațiilor convenite de către Părți și achitarea integrală a contravalorii reparațiilor autovehicului, urmând ca acestea să fie prelucrate și ulterior încetării raporturilor juridice dintre Părți, dar nu mai mult de 5 ani de la data încetării raportulurilor juridice din Contract, respectiv pentru o perioada de 10 ani – datele continute in facturile fiscale si atasamentele afenrente, confom legislatiei contabilitatii.
Natura prelucrării

Prelucrarea datelor cu caracter personal ale beneficiarului și/sau ale reprezentantului legal convențional în scopul evaluării și a reparării autovehiculului. Datele cu caracter personal sunt furnizate de către beneficiar sau de către reprezentantul legal sau convențional al acestuia cu acceptul beneficiarului.

Pentru a va putea furniza serviciile, datele pot fi transmise catre terti (ex. autoritati, furnizori de IT, curieri, brokeri de asigurari parteneri, Grupul Auto Car etc.), care au obligatia legala sau contractuala de a va proteja datele. Nu transferam si nici nu intentionam sa transferam datele in afara UE/ SEE.

Scopul prelucrării

Evaluarea costurilor necesare reparației (manoperă, piese, componente etc.), efectuarea reparației efective, indeplinirea obligatiilor si exericitarea drepturilor contractuale, inclusiv urmarire incasarii onorariilor, recuparare costuri de la societatile de asigurare.

Separat, putem folosi datele Dvs cu caracter personal pentru a va anunta cu privire la faptul ca va expira polita de asigurare RCA sau orice alta asigurare, ITP si sa va trimitem oferte din partea societatilor partenere in vederea inoirii acestora.

Temeiul legal al prelucrarii
  • Executarea contractului;
  • Obligatie legala;
  • Interes legitim.
Tipul de date cu caracter personal

A.    Proprietarul autovehiculului/ deținătorul poliței de asigurare/păgubitul

-date de identitate (date C.I. – serie și număr, perioada de valabilitate a acesteia, sexul);

-date de contact  (domiciliu, număr de telefon, adresă de e-mail);

-datele de identificare, inclusiv tehnice ale autovehiculului: i. numărul de înmatriculare, marcă, model, tip, seria șasiu/număruul de identificare – VIN, seria mototului, data fabricației, data primei înmatriculări, capacitate cilindrică, culoare, tip combustibil, kilometraj; ii. Date financiare valoarea de piață a autovehiculului; iii. Istoricul de daune ale autovehiculului supus reparării;

-date contract de asigurare ale autovehiculului (inclusiv polița de asigurare): numele și prenumele asiguratului, datele de identificare ale autovehicului (astfel cum acestea sunt ante-menționate și precizate în contract și polița de asigurare), durata poliței de asigurare, prețul și modalitatea de achitare a acestuia de către asigurat (Beneficiar),

-date permis de conducere/sau echivalent (categoria/categoriile menționate): valabilitate, categoria(-iile) de autovehicule, data eliberării acestuia, C.N.P.;

– (posibil) date financiare care pot include contul bancar și detalii privind cardul de plată (banca emitentă, valabilitatea cardului, titularul cardului etc.).

B.    Reprezentantul (-ii) legali și/sau convenționali  a/ai Beneficiarului

Date de identificare (nume, prenume, funcție);

Date de identitate (date C.I. – serie și număr, perioada de valabilitate a acesteia, sexul)

Date de contact  (domiciliu, număr de telefon, adresă de e-mail)

Categoriile de persoane vizate Proprietarii de autovehicule/deținătorii de polițe de asigurare, păgubiții și/sau reprezentanții legali sau convenționali ai acestora

4. Date de identificare Operator

a. Prestatorul este operator de date și responsabilă pentru datele cu caracter personal furnizate de către Beneficiar, reprezentant legal și/sau convențional.

În situația în care doriți informații privind datele cu caracter personal prelucrate de la dvs., indiferent de calitatea dvs. (Beneficiar, reprezentant legal, reprezentant convențional), dacă și în ce măsură prelucrăm datele cu caracter personal, scopul și durata prelucrării, precum și dacă doriți rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal sau portabilitatea acestora puteți formula o cerere în acest sens, fie prin poștă, fie prin poșta electronică ,utilăzând datele de contact de mai jos:

Reprezentam un grup de operatori asociati compus din:
A. AUTO CAR GRUP 1 SERVICE S.R.L.,
Sediu: str. Erou Constantin Pritopopescu nr. 9A, localitatea Voluntari, județul Ilfov,
J23/285/2002, CUI: RO14481052 – operator lider si responsabil cu indeplinirea obligatiilor conform Regulamentului.

B. STANDOCOLOR S.R.L.
Sediu: str. Erou Constantin Pritopescu, nr.9A, Localitatea Voluntari, judetul Ilfov
J23/1253/2010, CUI: RO26827240

C. AUTO CAR & TRUCKS TECHNOLOGY S.R.L.
Sediul: Soseaua de Centura, nr. 24-26, Localitatea Tunari, judetul Ilfov
Punct de lucru: str. Erou Constantin Pritopescu, nr.9A, Localitatea Voluntari, judetul Ilfov
J23/760/2012, CUI: RO29961598

Adresa de e-mail: gdpr@autocar.ro Adresă poștală de corespondenta pentru oricare din cei 3 operatori asociati este: str. Erou Constantin Pritopopescu nr. 9A, localitatea Voluntari, județul Ilfov. Persoana vizata se poate adresa oricarui operator din cei trei ce fac obiectul asocierii in masura in care exista raporturi cu acei operatori.

Persoana Responsabila cu Protectia Datelor – Avocat Radu Plesca, email: radu@plesca.ro.

b. În privința datelor cu caracter personal prelucrate și furnizate de către dvs., aveți dreptul de a face reclamație la A.N.S.P.D.C.P., autoritatea de supraveghere din Romania pentru aspecte privind protecția datelor (www.dataprotection.ro). Vă vom fi recunoscători dacă ne veți contacta pe noi mai întâi în cazul în care aveți o reclamație pentru a încerca să o rezolvăm pentru dvs.

Este foarte important ca informațiile pe care le deținem despre dvs. să fie corecte și actualizate. Vă rugăm să ne anunțați în orice moment modificările în datele dvs. personale prin e-mail la gdpr@autocar.ro

5. Datele personale sensibile
Prestatorul, în calitate de operator, prelucrează ocazional date sensibile despre sau în legătură cu Beneficiarul, reprezentatul legal sau convențional al acestuia.

Datele sensibile se referă la date care includ detalii despre rasa sau etnia dvs., convingeri religioase sau filozofice, viața sexuală, orientarea sexuală, opinii politice, apartenența la sindicate, informații despre sănătate dvs. și date genetice și biometrice. Nu colectăm nicio informație despre convingeri, viața sau orientare sexuală, opiniile politice, apartenența la sindicate, informații despre sănătate, date genetice sau biometrice sau despre infracțiuni.

In conformitate cu legislatia fiscala si contabila, suntem obligati sa colectăm date ce pot fi considerate sensibile precum C.N.P., precum contul bancar și cardul bancar (inclusiv banca emitentă, valabilitatea cardului, utilizatorul cardului).

6. Temeiul de drept al utilizării datelor cu caracter
Prestatorul va prelucra datele cu caracter personal în vederea îndeplinirii obligațiilor decurgând din Contract – obligație contractuală, în conformitate cu prevederile art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulament, atunci când există o obligație legală sau statutară, în conformitate cu prevederile art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulament, sau atunci când există un interes legitim al Prestatorului, în conformitate cu prevederile art. 6 alin. (1) lit. f).

Prelucrările acestor date, în ceea ce privește frecvența, sunt:

•0 La momentul semnării Contractului, ale anexelor la acesta precum și a altor documente conexe acestuia.
•0 Dacă este necesar în interesele noastre legitime (sau cele ale unei terțe părți) și interesele și drepturile dvs. fundamentale nu depășesc acele interese.
•0 Dacă trebuie să respectăm o obligație legală sau statutară.

7. Consimțământul
Având în vedere cele precizate la art. 3, art. 5 și 6 din prezenta politica, rezultă că nu prelucrăm, în general, date personale cu caracter sensibil, altele decât CNP-ul sau, eventual, date financiare (cont bancar, card de credit) pentru care este necesar consimțământul dvs. expres.

De asemenea, cu privire la trimiterea comunicărilor de marketing către dvs. prin e-mail sau mesaj text furnizate către Beneficiar sau reprezentant legal sau convențional, aveți dreptul de a vă manifesta optiunea de a nu primi informari de la noi în orice moment prin trimiterea unui e-mail către noi la adresa de e-mail gdpr@autocar.ro

Vom obține consimțământul dvs. expres înainte de a distribui datele dvs. cu caracter personal către orice terță parte în scopuri de marketing.

Ne puteți cere sau puteți cere terțelor părți să nu mai trimită mesaje de marketing în orice moment prin trimiterea către noi a unui e-mail la gdpr@autocar.ro în orice moment.

Dacă optați să primiți mesaje de marketing din partea noastră, acestea nu se vor aplica datelor personale furnizate nouă ca urmare a unei achiziții de produse /servicii, înregistrării unei garanții, experienței privind produsele /serviciile sau alte tranzacții.

8. Modificarea scopului
Prestatorul va utiliza doar datele cu caracter personal în scopul în care au fost obținute, cu excepția cazului în care, în mod rezonabil este necesar ale utiliza în alt scop și motivul este compatibil cu scopul original. Dacă doriți să aflați mai multe despre cum prelucrarea în noul scop este compatibilă cu scopul original, vă rugăm să ne trimiteți un e-mail la gdpr@autocar.ro

Dacă trebuie să folosim datele dvs. personale într-un scop care nu are legătură cu scopul pentru care am colectat datele, vă vom notifica și vă vom explica motivele legale pentru procesare.

Putem procesa datele dvs. cu caracter personal fără consimțământul sau informarea Beneficiarului, reprezentantului legal sau convențional, dacă acest lucru este necesar sau permis în conformitate cu legea.

9. DIVULGAREA DATELOR DVS. CU CARACTER PERSONAL
Este posibil să distribuim sau să divulgăm datele dvs. cu caracter personal către terțele părți indicate mai jos în scopul prevăzut la art. 3 sau art. 8:

  • Societățile de asigurare.
  • Furnizorii de servicii care oferă servicii IT și de administrare a sistemului.
  • Consultanții profesioniști inclusiv avocați, bancheri, auditori și asiguratori care oferă servicii de consultanță, bancare, legale, de asigurare și contabilitate.
  • Administrația fiscală și vamală, organele de reglementare și alte autorități cu sediul în Romania care cer raportarea activităților de procesare în anumite circumstanțe (spre exemplu secții de poliție, parchete de pe lângă instanțe de judecată, instanțe etc.).
    Le cerem tuturor terțelor părți cărora le transferam datele să respecte securitatea datelor dvs. cu caracter personal și să le prelucreze în conformitate cu legea. Vom permite acestor terțe părți să proceseze datele dvs. cu caracter personal în scopurile specificate și în conformitate cu prevederile legale.

10. TRANSFERURI INTERNAȚIONALE
Nu transferăm datele dvs. cu caracter personal în afara Spațiului Economic European (SEE).

11. SECURITATEA DATELOR
Prestatorul a implementat măsurile adecvate de securitate pentru a împiedica ca datele dvs. cu caracter personal să fie pierdute, utilizate sau accesate accidental, modificate sau divulgate în mod neautorizat. De asemenea, limităm accesul la datele dvs. personale acelor angajați, agenți, contractanți și altor terțe părți care au o nevoie comercială de a cunoaște datele respective. Aceștia vor procesa datele dvs. personale la instrucțiunea noastră și se supun obligației de confidențialitate.

Am implementat proceduri pentru a trata orice încălcare suspicioasă a datelor cu caracter personal și vă vom notifica pe dvs. și orice autoritate de reglementare competentă cu privire la încălcare, atunci când suntem obligați legal să acționăm astfel.

Putem pastra datele Dvs format fizic sau format electronic. În unele circumstanțe, putem anonimiza datele dvs. cu caracter personal (astfel încât să nu mai fie asociate cu dvs.) în scopuri de cercetare sau statistice, caz în care putem utiliza aceste informații nelimitat fără să vă informăm.

13. DREPTURILE LEGALE
În completarea celor menționate la art. 4 din prezenta politica, în anumite circumstanțe, Beneficiarul – persoană fizică sau altă persoană vizată (reprezentantul legal sau convențional) are anumite drepturi în conformitate cu legile privind protecția datelor cu privire la datele dvs. cu caracter personal. Aceste includ dreptul de a:

  • Cere acces la datele cu caracter personal.
  • Cere corectarea datelor dvs. cu caracter personal.
  • Cere ștergerea datelor dvs. cu caracter personal.
  • Contesta prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal.
  • Cere restricționarea prelucrării datelor dvs. cu caracter personal.
  • Cere transferul datelor dvs. cu caracter personal.
  • Dreptul de a retrage consimțământul, dacă e cazul.

Beneficiarul – persoană fizică sau altă persoană vizată (reprezentantul legal sau convențional) nu va plăti un comision sau orice altă taxă pentru a accesa datele dvs. cu caracter personal (sau de a exercita oricare dintre celelalte drepturi). Totuși, Prestatorul, în calitate de operator poate impune un onorariu rezonabil dacă cererea formulată este vădit nefondată, repetitivă sau excesivă. Alternativ, Prestatorul poate refuza să respectăm cererea primită în aceste circumstanțe.

Prestatorul are dreptul de a cere anumite informații (inclusiv CNP-ul dacă v-ați dat consimțământul) pentru a putea confirma identitatea persoanei vizate care a efectuat solicitarea și a asigura, în siguranță, datele personale (sau de exercita oricare dintre celelalte drepturi). Aceasta este o măsură de securitate pentru a asigura că datele cu caracter personal nu sunt divulgate persoanelor care nu au dreptul să le primească. Vă putem contacta pentru a vă cere informații suplimentare cu privire la cererea dvs. de a grăbi răspunsul nostru.

Prestatorul va depune diligențele necesare pentru a răspunde la toate cererile legitime în termen de o lună. Ocazional, este posibil să dureze mai mult de o lună dacă cererea prestatorului este foarte complexă sau persoana vizată a formulat mai multe cereri. În acest caz, Prestatorul vă va notifica și vă va ține la curent.